Európai Menekültügyi Alap
III. sz. Melléklet
Végrehajtási jelentések és pénzügyi kimutatások, ellenőrzés
A kedvezményezett a támogatási szerződés aláírásával vállalja, hogy rendszeres technikai és pénzügyi kimutatást készít a projekt megvalósításának menetéről, amely tartalmaz fizikai és pénzügyi mutatókat, valamint szöveges értékelést.
A kedvezményezett havonta köteles beszámolni a projekt haladásáról, valamint összefoglaló jelentést készíteni a projekt időtartam felének elérésekor, és zárójelentést a teljesítést követően az általános részben foglaltak szerint.
JELENTÉS
A kedvezményezett havonta köteles kitölteni a mellékletben található táblázatokat angol nyelven, és a szöveges jelentésben bemutatni a projekt előrehaladását. A szöveges értékelésben ki kell térni, hogy milyen arányban készült el a projekt, ez miként igazodik az időrendi ütemtervhez, valamint a költségvetési ütemtervhez.
A kedvezményezett a mellékletben megtalálható táblázatokat a szerződés aláírása után 8 napon belül e-mailen keresztül is megkapja. A kedvezményezett köteles az e-mail érkezését követően elektronikus visszaigazolást küldeni, hogy a levél számítógépén megjelent, és a megjelenítés után ezt 8 napon belül írásban is megerősíteni.
A pénzügyi kimutatásokra használt paraméterezett Excel táblák fejlécei, tartalma, formája semmilyen körülmények között nem változtatható. A táblába csak az alapadatokat kell beírni, a számításokat paraméterek segítségével a tábla elvégzi. A táblázatok kitöltése angol nyelven történik.
A szöveges jelentés magyar nyelven készül. A havi jelentések elsősorban helyzetértékelések, illetve az időbeli ütemtervtől, és a költségvetési tervtől való eltérések esetén azok magyarázata, valamint negatív eltérés esetén a jövőben foganatosított intézkedések leírása, amely a projekt eredeti célkitűzéseinek megvalósítását szolgálja.
IDŐSZAKI ÖSSZEFOGLALÓ JELENTÉS
A jelentés első részében be kell mutatni a projektnek köszönhető lényeges változásokat összehasonlítva a kiinduló helyzettel.
Az összefoglaló jelentés a havi jelentések tartalmán túl konkrét elemzéseket tartalmaz arról, hogy miként teljesülnek a projekt célkitűzései, az időbeli ütemtervnek mennyiben felel meg a végrehajtás állapota, valamint a tényleges költségek összevetése a tervezett költségekkel.
A kedvezményezett köteles bemutatni, hogy könyvelésében miként kezeli, hogyan különíti el az Európai Menekültügyi Alapból kapott támogatási előleget.
A jelentés tartalmát a kedvezményezett köteles minőségi és mennyiségi mutatókkal is alátámasztania, illetve olyan indikátorokat (pénzügyi, fizikai mutatókat) alkalmaznia, amelyek alkalmasak a projekt céljának és eredményének számszerűsítésére. A jelentésben lehetőség szerint az általánosan elfogadott négyszintű mutatórendszert kell alkalmazni, amelyek input, output, eredmény és hatás.
Ezt követően be kell mutatni, hogy a projekt megvalósítása, milyen következményekkel, hatással jár a menekültek, illetve a társadalom helyzetére.
ZÁRÓJELENTÉS
A zárójelentés tartalmilag megegyezik az összefoglaló jelentéssel, de itt már nincs szükség számlavezetésének, könyvvitelének bemutatására.
ELLENŐRZÉS
A kedvezményezett tudomásul veszi, hogy a Felelős Hatóság/Monitoring Bizottság bármikor kérhet újabb időszaki összefoglaló jelentést, hogy pontosabban követhesse a projekt megvalósulását. Amennyiben a Monitoring Bizottság nem tartja elfogadhatónak valamelyik jelentést az általános részben meghatározottak szerint jár el.
A kedvezményezett tudomásul veszi, hogy a Felelős Hatóság/Monitoring Bizottság bármikor bekérheti a számlák, könyvelési bizonylatok eredeti példányát, illetve bármilyen főkönyvi kivonatot, vagy a projekt megvalósításával kapcsolatos dokumentumot, és azt a kedvezményezettnek a megbeszélt időpontban prezentálnia kell.
Ha a vizsgálatok során a Felelős Hatóság vagy a Monitoring Bizottság olyan információkhoz jut, amely nem kapcsolódik közvetlenül a projekt végrehajtásához és annak elszámolásához, és az nem sért jogszabályt, köteles azokat bizalmasan kezelni a kedvezményezett érdekében.
A kedvezményezett köteles a helyszíni ellenőrzések alkalmával a Monitoring Bizottság munkáját segítő két elemző és projektfelügyelőt a végrehajtás helyére beengedni, engedni a projekt végrehajtásának megfigyelését, feljegyzések készítését valamint a számlákat, könyvelési bizonylatokat, főkönyvi kimutatásokat, illetve minden olyan dokumentumot, amely szükséges a törvényesség és a szerződésben foglaltak vizsgálatához, kérésükre rendelkezésre bocsátani, valamint az ellenőrzés során a releváns dokumentumokról másolat készítését lehetővé tenni.
